1. ¿Qué es un evento empresarial?
En el ámbito empresarial profesional, un evento es un acto que sirve a la empresa para presentar o potenciar un determinado producto servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.
Estos eventos tienen como fin objetivos corporativos, estos pueden ser:
-Dar a conocer nuevos productos
-Vincular a los clientes externos o internos de la compañía
-Mejorar el rendimiento laboral a partir da la mayor divulgación de sus empleados
-Hacer anuncios y reconocer trayectorias
2. ¿Qué clases de eventos existen y en que consiste cada uno de ellos?
EVENTOS MAYORES:
-Congresos
Un congreso es una reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un cuerpo u organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque generalmente con fines políticos.
-Convenciones
Es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras
-Exposiciones
Una exposición es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa temática (tales como: obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos, maquetas varias, negro etc.), que gozan de interés de un determinado segmento cívico o militar o bien es masivo o popular. Una exposición permanente, organizada y estructurada generalmente histórica o costumbrista constituye una institución llamada museo. Exposiciones, tradeshows y Showrooms.
Seminarios.
Lanzamientos de productos.
Conferencias de Prensa.
EVENTOS MENORES:
Workshops: Es un evento menor que congrega a los empleados en programas o talleres de capacitación.
Día de familia: Es una actividad de ocio y esparcimiento donde los miembros de una familia, se reúnen para compartir.
Eventos Recreativos: Contempla la realización de pequeñas fiestas ya sea familiares o empresariales, donde se llevan a cabo actividades donde interactúan los miembros en actividades de integración.
3. Nombre de los comités designados
a. Comité general
b. Comité financiero
c. Comité de producción
d. Comité de relaciones públicas
e. Comité de divulgación
f. Comité de bebidas y alimentos
g. Comité de logística
4. Funciones generales de cada uno de los comités
Comité financiero:
Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización.
Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.
Depende directamente del
Director General
-Comité general relaciones públicas:
Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la
organización, en las actividades de
promoción, divulgación y atención
directa de los participantes.
Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad,
inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.
-Comité divulgación:
Además de visibilizar los diferentes logros de los proyectos que se manejan en la empresa, tiene el reto de generar campañas de sensibilización dirigidas a la comunidad académica en general.
a. Manejar páginas web de la empresa general y del evento
b. Desarrollar una agenda mensual para la presentación de eventos en este u otros centros de formación.
c. Alimentar permanentemente la base de datos de los aprendices.
d. Implementar el proyecto punto de contacto
e. Mediante los medios publicitarios, radiales y televisivos, como canales institucionales escritos, como revistas y periódicos, tecnológicos como lo son las páginas web, redes sociales y blogs.
-Comité General:
Sus funciones consisten en velar por la organización del evento, concertando reuniones con los comités designados, para observar el progreso en el desarrollo de las actividades y funciones delegadas.
-Comité alimentos y bebidas:
Encargado de refrigerios, cócteles, buffet
También tendran las responsabilidad de ofrecer distintos tipos tanto de alimentos como de bebidas.
ejemplo seleccionar el tipo de vino para la ocasión buffet y demas que hagan parte del acompañamiento del evento al cual se este prestando el servicio
-Comité de producción:
En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos,así como los actos culturales o recreativos.
Comité logística:
· Controlar la entrada de los diversos recursos necesitados para el desarrollo exitoso del evento.
· Confirmar la asistencia de los diversos invitados al evento.
· Organizar el lugar del evento por medio de la planimetría, con el objetivo de garantizar el éxito del evento y dar orden durante el mismo.
· Demarcar las salidas de emergencia con el fin de prevenir accidentes durante el evento
· Encargarse de la seguridad durante el evento para evitar percances.
· Encargarse de la instalación del sonido y demás recursos necesarios para el correcto desarrollo del evento
· Encargarse del transporte e instalación de los invitados especiales y de otras partes del país.
Comité de relaciones públicas
6. Función específica del comité al cual pertenece el equipo de trabajo
- Buscar patrocinio en las diferentes empresas
- Integrar a las distintas sedes al encuentre que se llevara a cabo
- Informar a las empresas en forma detallada todo lo concerniente al evento a realizar
- Visitar a las empresas para concertar el patrocinio
- Gestionar los diferentes trámites para llevar a cabo el patrocinio
- Seleccionar a los invitados de las diferentes sedes
- Designación de lugares de los invitados
- Recepción de los invitados en los eventos
- Diseño de las invitaciones
- Comunicación institucional
7. Objetivos específicos del comité al cual pertenece el equipo de trabajo
a. Lograr el patrocinio de las empresas en la realización del evento.
b. Incentivar mediante invitaciones y contactos, a los egresados de las sedes regionales de todo el país.
c. Planificar y deliberar sobre el tipo de estrategias a desarrollar, para establecer comunicación y contacto con los egresados SENA y las empresas.
8. Delegación de cargos
Marcela Beltrán Coordinadora general
FranYimi Reyes Coordinador de comunicaciones
Luz Mery Escobar Secretaria general
Diego Villamarín y jonathan Taller creativo y diseño
9. Tema general del evento a realizar el 1 de diciembre 2011
10. Nombre de los eventos a realizar el 1 de diciembre 2011
No te quedes en coma; vive el punto de contacto Egresados Sena 2011
11. Objetivo general del evento
Promocionar el proyecto Punto De Contacto Egresado SENA, con el fin de dar conocimiento tanto a los estudiantes, instructores y funcionarios de todas y cada una de las regionales del país, como a los egresados del Sena sobre este proyecto.
12. Objetivos específicos
Colaborar de la mejor manera en todos los ámbitos relacionados a la preparación y realización de nuestro evento.
Proponer y asignar puntos específicos para la buena organización de nuestro equipo de trabajo.
Diseñar estrategias que permitan un buen desarrollo y ejecución del evento.
Asegurar la transferencia de del comité financiero, haciendo pública en todas las reuniones principales recomendaciones sobre las diferentes inversiones de los fondos del evento.
Coordinar los requerimientos técnicos para la realización del evento.
Convencer de manera eficaz a la comunidad por medio de desarrollo de estrategias de divulgación, pertenecer y participar en el evento Punto de Contacto.
Gestionar los diferentes trámites para poder llevar a cabo el patrocinio.
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